РАБОТА В МЕНЯЮЩИХСЯ УСЛОВИЯХ
Авторы раздела:
Михаил Викторович Петров
Алексей Владимирович Суханов

5.1 Коммуникации и взаимодействие

Коммуникации — это то, что может спасти или провалить ваш проект при удаленной работе, настоящая квинтэссенция как новых возможностей, так и потенциальных проблем.
В Счетной палате мы сразу сделали фокус на памятки и инструкции, причем касающиеся не только технических моментов, например «как подключить удаленный доступ, настроить внешнюю почту», но и того, как организовать работу в целом. В коммуникациях у нас произошел самый мощный прорыв.
Алексей Владимирович Суханов
Коммуникации удаленных сотрудников Счетной палаты: портал, Telegram-канал, рассылки, прямая линия с председателем, горячая линия, чат
  1. Отдельный телефон горячей линии и по WhatsApp, и по телефону на внутреннем портале. Отдельно — горячая ИТ-линия, отдельно — общая. Это одно «окно», которое либо отвечает на часто задаваемые вопросы, либо переводит абонента на профильные службы.

  2. Чат директоров в WhatsApp, куда отправляются все обновления и важные задачи, где происходит обмен вопросами.

  3. Telegram-канал, 500+ сотрудников. К Telegram-каналу прикреплен чат, где есть возможность задавать вопросы и получать ответы.

  4. 26 марта — первая прямая линия с председателем. На прямой линии было больше 300 человек онлайн. Опрос в Telegram показал, что 92% ответивших считают онлайн-линию полезной.
Важно, во-первых, создать общее информационное пространство, какой-то выделенный Telegram-канал, где присутствуют все сотрудники, каждый может задать вопрос на животрепещущую тему и получить ответ. Это очень важно, потому что, когда люди находятся далеко друг от друга, они чувствуют себя разобщенно, и необходимо вернуть ощущение общности. Тут поможет вот такое общее пространство.

Во-вторых, необходимо максимальное использование инструментов фиксации и контроля задач. Если в ручном режиме хватает электронных таблиц, ежедневников, и все примерно понимают, что можно подойти, собраться и т.д., то тут не будешь часто ставить Skype-встречи. И пространство задач тоже должно быть общее, чтобы каждый понимал, кто чем занимается, какие изменения происходят. Изменения тоже должны эффективно транслироваться и быть скоординированными со всеми участниками процесса.
Михаил Викторович Петров
Общие правила коммуникаций
  1. Для коммуникаций «один на один» есть мобильный телефон.
  2. Не требуйте от коллег мгновенного ответа на сообщение в чате или по почте. Мгновенные ответы вредят продуктивности.
  3. Используйте чаты WhatsApp или Telegram для решения простых вопросов, фиксации договоренностей, обсуждения об удобном времени для звонка. Если вы уже перешли на централизованные решения, тиражируемые Министерством цифрового развития, массовых коммуникаций и связи, используйте их.
    Важно: Чтобы не переключаться между телефоном и компьютером, подключите desktop-версию WhatsApp или другого мессенджера. Это позволит переписываться по мессенджерам с компьютера, даже не заглядывая в телефон.

    Просто зайдите на web.whatsapp.com и следуйте инструкциям. Если вы используете в качестве мессенджера Telegram, то по ссылке tlgrm можно скачать на компьютер (только на личный!) приложение, которое также позволяет синхронизироваться с телефоном и вывести вашу переписку на монитор компьютера.
    4. Для решения сложных вопросов следует переходить на обсуждение по телефону или средствам видеосвязи (TrueConf или др.). Рекомендуется делать это, как только переписка начинает затягиваться.

    5. Для проведения совещаний, требующих участия трех сотрудников и более: TrueConf, Skype в режиме конференции. Рекомендуется собирать конференцию в режиме «только аудио» для снижения нагрузки на канал связи и повышения качества сигнала.
    Важно: В тело приглашения на собрание Outlook можно вставлять ссылку на конференцию, тогда организатору собрания не нужно будет самому собирать участников — они подключатся к конференции, просто пройдя по ссылке. Для этого надо зайти в TrueConf, Skype, в раздел «Собрание», скопировать оттуда ссылку и вставить ее в тело приглашения.
    6. Используйте в режиме собрания в TrueConf, Skype функцию показа экрана. Так можно показать участникам собрания и документ, и просто набираемый текст.

    7. В обязательном порядке используйте календарь MS Outlook «внешней» почты для планирования совместной работы, назначения звонков, совещаний и пр. Ставьте соответствующие события в расписание для всех участников. Сделайте свои календари доступными для коллег.
        Важно: Таким образом можно четко скоординировать действия и сразу видеть, когда сотрудник занят. Назначая онлайн-встречи, можно будет не опрашивать всех, кто во сколько может / не может», а сразу выбирать время, удобное всем, ориентируясь на доступные промежутки в календарях.
        Работая с документами в удаленном режиме, ведите всю работу по созданию, обработке и хранению документов на жестком диске вашего компьютера. Помните о защите данных: при необходимости пересылки по электронной почте служебной информации ограниченного доступа документы необходимо предварительно заархивировать в самораспаковывающийся архив с использованием парольной защиты архива.

        Как создать архив с паролем

        Используйте режим удаленного доступа только в случае крайней необходимости. Он имеет ограничения по проходимости каналов связи, и работа с его использованием (особенно передача файлов) будет медленной.
        Алексей Владимирович Суханов

        5.2 Производительность: как настроиться на работу

        К числу главных проблем перехода на домашний режим работы относится создание комфортных условий и настрой на рабочий день. Вы сами, ваши сотрудники и ваши семьи привыкли, что дом — это место для отдыха.
        Оборудуйте выделенное рабочее место
        (желательно отдельную комнату), чтобы обеспечить «переключение контекста», поскольку вы в данный момент «на работе».
        Согласуйте свой график с близкими
        Не допускайте, чтобы в рабочие часы вас беспокоили только потому, что вы в непосредственной доступности. Постоянные внеплановые переключения с рабочих вопросов на домашние приведут к снижению эффективности и увеличению рабочего дня.
        Переключайтесь между режимами работы и отдыха
        Для этого можно использовать ритуалы:
        • переодеться в «рабочую» одежду и снять ее по окончании рабочего дня;
        • ограничить перерывы между работой запланированными интервалами и выходить из «рабочего» помещения строго на это время.
        В рабочее время не стоит заниматься личными делами. Могу сказать по себе, что я пытался в середине рабочего дня отвлечься и что-то почитать, но удовлетворения не было, понимал, это время не мое.
        Алексей Владимирович Суханов
        Лайфхаки для работы из дома
        1. Вы стали больше времени проводить у компьютера, делайте перерывы каждый час хотя бы на пять минут.
        2. Меняйте позу и вид деятельности (звонки по телефону, а не на компьютере, работа стоя, дизайн презентаций на бумаге).
        3. Периодически делайте разминку.
        4. Чаще проветривайте помещение.
        5. Включите фоновую музыку или шум офиса, если вам некомфортно работать в полной тишине.
        В ситуации с переходом на удаленную работу успех в основном зависит от руководителя. К сожалению, некоторые считают, что данную ситуацию стоит просто перетерпеть, пусть через какие-то претензии со стороны руководства, проблемы в работе подразделения. «Перетерпим и опять по старинке пойдем по офису». Если эту осознанность не повысить, то упадет результативность сотрудников, это негативно скажется на всей организации.
        Алексей Владимирович Суханов
        Здесь нужно больше использовать всякие «напоминалки». Например, когда я с кем-то договорился, тут в же в MS Outlook поставил встречу, чтобы не забыть самому. Письмо отметить со сроком исполнения, еще что-то, чтобы максимально какие-то подсказки поддерживали на этом пути. Потому что в удаленном режиме такого рода самодисциплину поддерживать сложнее.
        Михаил Викторович Петров

        5.3 Фокус на сотрудниках

        В режиме удаленной работы важно сохранить человеческие взаимоотношения и доступность информации для всей команды, поэтому необходимо проводить регулярные и разноформатные онлайн-встречи.
        Поставьте фокус на работу с людьми, а не с задачами, так как в условиях удаленной работы количество личного контакта уменьшается, поэтому работа с людьми приобретает особое значение.
        Я не знаю, у кого как происходит, но я ощущаю режим самоизоляции. Раньше я мог перекинуться парой слов с коллегами в коридоре, сейчас мне этого объективно не хватает. Ощущение, будто сидишь в танке, который утонул в болоте, и ждешь, когда тебя вытащат.

        Самомотивация зависит, конечно, от того, какие у вас условия дома. У меня, к счастью, есть возможность дистанцироваться от семьи, потому что интенсивность работы выросла раза в полтора.

        Алексей Владимирович Суханов
        Поскольку уровень контроля сотрудников в удаленном режиме принципиально другой, необходимо расставить приоритеты и цели, определить краткосрочные задачи, сформулировать критерии выполнения работы.
        Руководитель должен четко проговорить сотрудникам, что от них ожидается, чтобы каждый из них мог с большей степенью самостоятельности двигаться перед. Ответственность сотрудника — правильно задать вопросы, чтобы не было недопонимания.
        Важно договориться об информационном обмене. Это касается и технических инструментов, и потоков информации, потому что каждый раз обсуждать, в какой программе вы созваниваетесь для обсуждения, не очень комфортно.
        Алексей Владимирович Суханов
        К сожалению, как показывает практика, у тех людей, которые давно работают удаленно, остается серьезный риск выгорания. Это отдельное направление, с которым важно работать.
        Советы
        • Заблокируйте в календаре время, когда вам неудобно разговаривать. Перезвоните, когда будете готовы.
        • Попросите родственников занять детей на время важных звонков.
        • Не ешьте возле компьютера, не ставьте рядом напитки.
        • Не совмещайте работу с домашними делами и развлечениями.
        • Оставайтесь на связи с семьей и друзьями, пишите и звоните им.
        • Не злоупотребляйте работой после 18:00.

        5.4 Удаленная работа — катализатор обучения

        HR-отдел Счетной палаты подготовил программу обучения в дистанционном режиме, подобрал 100+ ссылок на тематические курсы в открытом доступе, например по аудиту, навыкам анализа, проектному управлению, soft skills (так называемым «гибким навыкам»). Также сотрудники могут принять участие в 20 обучающих программах, которые пройдут в формате вебинаров, с домашними заданиями, тестами и практическими кейсами. Для выбора программ и модерации сотрудникам HR-отдела помогают чат-бот и робот.
        Сейчас мы делаем простого бота на Telegram, который сможет отвечать на вопросы из списка часто задаваемых и на вопросы, связанные с обучением. Боту можно задать вопрос: «Меня интересует обучение на такую-то тему». Он уточняет запрос и выдает релевантные ссылки на ту программу обучения, которая подходит.

        Робот администрирует обучение. Мы разослали 100+ тем всем сотрудникам Счетной палаты с просьбой дать информацию о том, какие темы им были бы интересны для обучения. Нам пришло 300+ заявок, которые робот сгруппировал по подразделениям. Позже робот будет администрировать обучение, отправлять приглашения и т.д.
        Алексей Владимирович Суханов

        5.5 День за днем, неделя за неделей

        Формат удаленной работы предоставляет шанс быстро внедрить современные инструменты коллективной работы и дебюрократизировать деятельность:
        1. Полностью перейти к электронному документообороту.
        2. На практике опробовать быстрое принятие решений в чате руководителей, увидеть, что процесс согласования, который раньше занимал недели, укладывается в день.
        3. Заменить длинные совещания на короткие ежедневные онлайн-летучки.
        В нашем департаменте мы договорились, что обязательно каждый день каждый отдел проводит по утрам оперативки. Это обязательно фиксированное время 9:30, чтобы у сотрудника был четко обозначенный старт рабочего дня. Оперативку по-прежнему сохраняем раз в неделю, чтобы обязательно видеть друг друга. Это контакт, который важно сохранять.

        Краткосрочное планирование должно быть в ежедневном формате. Это очень важно, потому что здесь есть риск «сползания» задач и загрузки.

        И если у нас раньше были общие собрания департамента, то сейчас раз в неделю собираемся онлайн просто пообщаться, поделиться, у кого что случилось, кто что думает и чувствует, обязательно с видео.

        Алексей Владимирович Суханов
        Обмен опытом: HR-департамент Счетной палаты
        Оперативки по отделам:
        • Каждый день на 30 минут, фиксированное время — 9:30.
        • Формат «что сделано, что будем делать».
        • Видео обязательно.

        Оперативка руководителей направлений:

        • По-прежнему раз в неделю на 1 час.
        • Видео обязательно.

        Общее собрание Департамента по развитию человеческого капитала:

        • Раз в неделю на 1 час.
        • Формат «обмен новостями, пульс команды».
        • Видео обязательно.
        Вопрос, который возникает практически на всех конференциях, диалогах: «Нужно ли контролировать сотрудников на рабочем месте?» На мой взгляд, нет. Это битва, в которой вы все равно проиграете. При желании сотрудник найдет возможность отвлечься, поэтому контролируйте работу по промежуточным точкам.
        Алексей Владимирович Суханов

        5.6 Итоги трансформации: что изменилось

        Переход на удаленную работу — это как лакмусовая бумажка. Сразу видно, насколько руководитель качественно умеет работать с командой и потоком задач, как у него все это организовано (таблица 3).
        Алексей Владимирович Суханов
        Таблица 3 — Удаленная работа: преимущества и недостатки

        Топ отзывов об удаленной работе:

        Я вообще ничего не успеваю
        Как настроить этот чертов удаленный доступ?
        Вы даже не понимаете, как тяжело работать, когда у вас дети!
        (…абонент недоступен…)
        А что вообще происходит?.. Не, нам директор не рассказывал
        Где мои честные 10 рабочих часов вместо нынешних 14 нечестных?!?

        5.7 Резюме

        Удаленная работа требует от государственных служащих массового освоения цифровой грамотности и лучшего освоения как базовых цифровых навыков, так и навыков управления временем, распределения задач, приоритезации.
        Дом традиционно воспринимается как место отдыха, общения с близкими и друзьями, и он должен оставаться таковым. Ситуация перехода в режим самоизоляции внесла свои коррективы не только в процессы, коммуникации, способы обмениваться мнениями и принимать решения, но и в домашний уклад.
        Применение ряда несложных приемов самоорганизации, взаимодействия, использования ИТ-инструментов коллективной работы поможет не только сохранить эффективность, но и по возможности бережно разделить «домашнюю» и «рабочую» стороны жизни, временно оказавшиеся под одной крышей.